برنامه عملیاتی راهبردی کتابخانه
شناسایی و تجزیه و تحلیل نیاز کاربران کتابخانه
کتابخانه در بیانیه ای مکتوب گروه های مختلف کاربران و ذینفعان را شناسایی می کند. این بیانیه به کارکنان و کاربران کتابخانه ابلاغ شده و به طور منظم بررسی می شود. بنابراین هر گروه یا شخصی که بتواند بر دستاوردهای کتابخانه و خدمات اطلاع رسانی تأثیر بگذارد یا تحت تأثیر آن قرار بگیرد، به عنوان ذینفع محسوب می شود. در کتابخانه بیمارستان پزشکان، پرستاران، پیراپزشکان، بیماران و خانواده آنها، دستیاران، دانشجویان و سایر کارکنان به عنوان کاربران بالقوه کتابخانه محسوب می شوند.
خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی پزشکی برنامه راهبردی مکتوب دارد؛ که به طور منظم اطلاعات موردنیاز کاربران و ذینفعان را تشخیص، ارزیابی، تجزیه و تحلیل می کند، تا در نتیجه، منابع و خدمات مؤثری را متناسب با نیازهای آنان فراهم کند و کیفیت خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی پزشکی توسعه پیدا کند.
روش هایی که برای تشخیص، ارزیابی، تجزیه و تحلیل نیازهای کاربران استفاده می شوند شامل موارد ذیل می باشند ولی محدود به این موارد نیستند:
الف- گروه های بحث؛
ب- بررسی ها یا نظرسنجی؛جمع آوری نیاز کاربران از طریق فرم های آنلاین درخواست کتاب در وب سایت کتابخانه
پ- جمع آوری اطلاعات و تحلیل آماری؛
ت- بودجه؛
ث- برنامه های راهبردی سنوات گذشته؛
ج- مشورت با کارکنان ارشد و دیگر نمایندگان کاربران؛
چ- مستندات
چشم انداز کتابخانه در برنامه راهبردی
چشم انداز خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی پزشکی باید کوتاه، موجز و الهام بخش از چیزی باشد که کتابخانه میخواهد در آینده به آن برسد. چشم انداز بر توسعه خدمات و برنامه های آینده بر حسب تغییرات نیازها و محیط تمرکز دارد. از آن جهت کتابخانه بیمارستان برآن است تا جهت ارتقای سواد اطلاعاتی، فراهم آوری مجموعه ای حاوی جدیدترین و مناسب ترین اطلاعات با توجه به نیاز کاربران، شناسایی سطح نیازها و تأمین سریع و کافی؛ سهم خود را در ارتقای افزایش کیفیت تولید علم، آموزش و پژوهش در دانشکده و بیمارستان ایفا کند. بدین منظور از ساختارهای نوین عرضه اطلاعات و فناوری با اتکا به نیروی انسانی کارآمد بهره برده و در این راستا از پیشنهادات و انتقادات سازنده اعضای محترم هیأت علمی، دانشجویان و کارکنان درمان و سایر کاربران استفاده می کند.
ماموریت کتابخانه:
چشم انداز و مأموریت کتابخانه باید مطابق با اهداف سازمان مادر باشد و بر اساس ارزیابی های دقیق و با در نظر گرفتن نیازهای جاری و پیش بینی شده سازمانی که در فرایند تحلیل نشان داده می شوند توسعه و بازنگری شود. بنابراین ماموریت کتابخانه، تقویت آموزش، پژوهش و فعالیتهای آموزشی و پژوهشی دانشگاه و حمایت از تلاش های دانشگاه در جهت ارتقای سلامت، از طریق تهیه، توسعه و تسهیل دسترسی به منابع و اطلاعات علمی مورد نیاز جامعه دانشگاهی و مدیریت بهره برداری از منابع علمی است.
اصول ارزشی ماموریت:
ارائه خدمات: کتابداران بهترین خدمات ممکن را از جهت بهنگام بودن، دقیق بودن و کامل بودن به تمام مراجعان ارائه می دهند.
نوآوری: کتابداران دائما بدنبال رویکردهای خلاق در ارائه خدمات و تهیه منابع علمی و بکارگیری فناوری ها و منابع جدید اطلاعاتی هستند و با همکاری گروهی به ارائه خدمات و نوآوری می پردازند و هم چنین تخصص و مهارتهای خود را در استفاده از اطلاعات و فناوری اطلاعاتی به اشتراک میگذارند.
نظارت و ارزیابی برنامه عملیاتی راهبردی کتابخانه
فرایند نظارت و ارزیابی ساختاریافته در راستای سنجش پیشرفت و موفقیت برنامه راهبردی و اقدامات اصلاحی بنا بر ضرورت اتخاذ می گردد. نظارت و ارزیابی مؤلفه ای ضروری در برنامه راهبردی است. تدوین شاخص های اصلی عملکرد به عنوان وسیله ای برای اندازه گیری و ارزیابی عملکرد، بخش مهمی از برنامه ریزی راهبردی است.
انجام وظایفی که در برنامه عملیاتی مشخص شده است به طور منظم باید کنترل شوند. (برای مثال به طور ماهیانه(
نظارت شامل ارزیابی شاخص ها در بازه زمانی مشخص، اصلاح در صورت لزوم و تخصیص وظایف است.
با داشتن نظارت مناسب در کنار معیارهای ارزیابی خوب، برنامه عملیاتی به برنامه بهبود کیفیت خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی پزشکی تبدیل خواهد شد زیرا از چرخه بهبود مداوم «طراحی، انجام، بررسی و اقدام»پیروی می کند. هنگامی که تمام اهداف عملیاتی در راستای حمایت از هدف اصلی حاصل شدند؛ هدف اصلی باید مورد بررسی همه جانبه قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که واقعاً تحقق یافته است. در غیر این صورت اهداف عملیاتی دیگری تعریف شده و یا خود هدف اصلی موردبازنگری قرار گیرد.
تغییرات مرتبط در محیط داخلی و خارجی خدمات کتابخانه و اطلاع رسانی پزشکی به طور فصلی، شش ماهه یا سالیانه بررسی می شوند. تغییرات اساسی در محیط در تغییر اولویت ها منعکس می شود و به همین ترتیب اهداف اصلی و اهداف عملیاتی جدید بر این اساس تدوین می شوند.
هنگامی که اصلاحات قابل توجهی در برنامه راهبردی و یا برنامه عملیاتی انجام شد مستندات برنامه ریزی بروزرسانی می شوند تا بتوانند این تغییرات را منعکس کنند. در این مرحله کنترل نسخه انجام می شود و تمامی نسخه های قبلی برنامه حفظ می شوند.